قطعاً داشتن تجربه قبلی مؤثر در انجام معاملات بعدی است اما نمی‌توان گفت بدون تجربه نمی‌توان معامله کرد. اولاً یکی از مزایای رجوع به بنگاه‌های معاملات ملکی استفاده از تجربه همه‌جانبه متصدی آن محل برای انجام معامله هست. چون وظیفه دلال و واسطه این است که با وساطت معامله را به‌قول‌معروف جوش بدهد که این امر بستگی به تجربه و تخصص دلال دارد و بار مسئولیت اداره جلسه مذاکره بیشتر بر عهده او هست. و توصیه می‌کنیم که قبل از تشکیل جلسه مذاکره چه به‌عنوان خرید و یا فروشنده حتماً شرایط و قصد و خواسته‌تان را از انجام معامله یا متصدی بنگاه املاک در جریان بگذارید. ثانیاً اینکه اگر خریدار هستید حتماً میزان پولی را که برای خرید کاشانه در نظر گرفته‌اید را روی کاغذ بنویسید و میزان وجه نقد و میزان وام موردنیاز و همچنین احیاناً میزان رهنی که ممکن است برای آن کاشانه پرداخت شود را محاسبه کنید تا در زمان حضور در جلسه مذاکره با فروشنده شیوه پرداخت خود را مطرح کرده و بتوانید با توجه به قدرت خریدتان در قیمت پیشنهادی فروشنده چانه‌زنی کنید. البته نباید سایر شرایط کاشانه مانند امکانات، اسناد و مدارک آن، فدای خرید ارزان شود.
اما اگر فروشنده هستید قبل از معامله، آخرین قیمتی را که ممکن است برای فروش موافقت نمایید را در نظر گرفته و قبل از جلسه با مشاوره و متصدی املاک در جریان قرار بدهید. هیچ‌گاه برای مبالغ ناچیزی معامله را برهم نزنید و دیگر اینکه شیوه پرداخت ثمن و مبلغ معامله را بررسی کنید و حتی‌المقدور از دریافت چک‌های شخصی خودداری کنید مگر اینکه برای خود در قرارداد حق فسخ با تعیین مدت پیش‌بینی کنید.

بعدازاینکه فایل مناسبی را بر خرید یا فرد مناسبی را برای فروش کاشانه به او پیدا کردید در جلسه مذاکره و قبل از نوشتن قرارداد لازم است که دو طرف مدارک هویتی و مالکیتی یکدیگر را ازجمله کارت ملی، شناسنامه و سند ملک و بنچاق را ملاحظه کنند آن‌هم فقط از روی اصل مدارک نه کپی آن. اگر فروشنده گفت اصل مدارک همراهم نیست به‌هیچ‌وجه تا قبل از روئیت اصل سند مالکیت هیچ مبایعه‌نامه‌ای را امضاء نکنید چون ممکن است سند ملک مفقودشده باشد که کار انتقال سند ملک به تعویق می‌افتد و یا ملک شاید در رهن بانک باشد و کپی صفحهٔ نقل‌وانتقال را به شما نشان ندهد و یا شاید هم در بازداشت باشد. بنابراین اگر خریدار هستید حتماً به این موضوع توجه کنید که آیا سند ملک به نام خود فروشنده است و آیا مشخصات کارت ملی و شناسنامه با مشخصات درج‌شده در سند تطبیق می‌کند یا خیر. اگر ملک در رهن بانک یا در بازداشت مرجع قضایی باشد در صفحه نقل و انتقالات (در خصوص اسناد منگوله‌دار) و یا پشت اسناد تک‌برگی در قسمت توضیحات درج‌شده است.
همچنین خریدار باید مدارک هویتی خریدار را ملاحظه کند و مطمئن باشد همان فردی که خریدار احتمالی است ذیل قرارداد را امضاء کند و ازنظر سنی و عقلی دو طرف باید شرایط عادی را داشته باشند و به سن بلوغ و رشد رسیده باشند.

در هر قراردادی ازجمله مبایعه‌نامه کاشانه دو طرف وجود دارند که به آن‌ها متعاملین یا طرفین معامله گفته می‌شود. طرفین معامله ممکن است هر دو یا یکی از آن‌ها جزء اشخاص حقیقی و یا حقوقی باشند. اشخاص حقیقی به همه افرادی که زنده از مادر متولد می‌شوند گفته می‌شود و تا زمان مرگ این شخصیت تداوم دارد بنابراین همه افراد جامعه یعنی انسان‌ها چه زن چه مرد جزء اشخاص حقیقی و واقعی هستند. اما اشخاص حقوقی دارای شخصیتی مستقل از اشخاص حقیقی هستند و طی تشریفاتی که در قانون تجارت و سایر قوانین مشابه تدوین‌شده از جمع و به هم پیوستن حداقل دو نفر با میزانی سرمایه باهدف انتفاعی و یا غیرانتفاعی تحت نام معینی با طی تشریفات ثبت شرکت‌ها و درج نام آن‌ها در روزنامه رسمی کشور متولد و ایجاد می‌شوند و تا زمان انحلال شرکت یا موسسه این شخصیت ادامه دارد. مانند شرکت یا موسسه الف یا ب.
کلیه افراد اعم از مذکر و مؤنث با هر سنی می‌توانند طرف معامله یک کاشانه قرار بگیرند. با این توضیح که اگر به سن ۱۸ سال تمام شمسی نرسیده‌اند بهتر است ولی (پدر یا جد پدری) یا قیم یا وکلای آن‌ها نیز ذیل قرارداد را امضاء و اثرانگشت نمایند. هرچند مطابق ماده ۱۲۱۰ قانون مدنی دختر با ۹ سال تمام قمری و پسر با ۱۵ سال تمام قمری به سن بلوغ می‌رسد اما علاوه بر بلوغ باید به رشد کافی هم برسد که برای اطمینان از رشد کافی قبل از ۱۸ سال تمام شمسی بهتر است ولی یا قیم نیز قرارداد را تائید و امضا کند.

البته که اشکالی ندارد زیرا قانوناً افراد و طرفین معامله می‌توانند شخصاً به‌عنوان اصیل زیر قراردادها را امضاء کنند و یا در شرایط خاص مانند بیماری یا مسافرت و امثالهم می‌توانند با دادن وکالت به غیر جهت انجام معامله و امضای قرارداد اقدام کنند بدون اینکه نیاز به حضور فیزیکی آن‌ها باشد.
برای امضای قرارداد باید به‌صورت رسمی و محضری به شخصی که عاقل، بالغ و رشید است چه زن یا مرد در دفترخانه اسناد رسمی وکالت انجام معامله مشخصی را با تعیین حدود اختیارت بدهید. و می‌توانید برای وکالت مدت تعیین کنید مثلاً دوروزه یا یک‌هفته‌ای. نکته قابل‌توجه اینکه اگر وکیل دادگستری می‌خواهد به‌جای کسی معامله را امضاء کند. بازهم باید به‌صورت محضری به او وکالت بدهد و به‌صرف امضای وکالت‌نامه مخصوص وکلا کافی نیست مگر وکالت در محاکم.
اگر یکی از طرفین شخص حقوقی با مؤسسات یا شرکت‌ها است می‌تواند به مدیرعامل یا یکی از اعضای هیئت‌مدیره نمایندگی جهت امضای قرارداد اعطا کند یا به کسی خارج از شرکت وکالت رسمی جهت امضای قرارداد بدهد.

طبق قانون مدنی با فوت وکیل و یا موکل وکالت‌نامه باطل می‌شود. همچنین جنون یکی از طرفین عقد وکالت باعث بطلان آن می‌شود. حال اگر وکیل قرارداد را امضاء کند و سپس فوت شود یا جنون بر او عارض شود، تأثیری در قراردادی که امضاء کرده ندارد اما چنانچه قبل از امضای قرارداد فوت کند یا مجنون شود به‌واسطه باطل شد وکالت‌نامه امکان انجام معامله توسط وکیل منتفی می‌شود.

هرکسی که حائز سه شرط عقل، بلوغ و رشد باشد می‌تواند طرف معامله قرار گیرد. درنتیجه معامله با اشخاص سالخورده تا زمانی که مشکلی ازنظر عقلی و اراده نداشته باشند در هر شرایط سنی معاملات آن‌ها صحیح است مگر اشخاصی که آلزایمر یا فراموشی دارند یا دارای جنون دائمی و یا ادواری (در دوران جنون) هستند معامله با آن‌ها باطل است.
اگر ورثه این دسته از اشخاص متوجه معامله‌ای شوند می‌توانند با استناد به اسناد و مدارک قانونی مانند اثبات جنون یا بیماری آلزایمر نسبت به ابطال مبایعه‌نامه از طریق محاکم اقدام کنند.

وقتی شخصی به سن بلوغ نرسیده اما پدر یا جد پدری او فوت کرده باشند برای وی از سوی اداره سرپرستی مشخص با عنوان قیم تعیین می‌شود و برای قیم‌نامه قیمومیت (قیم‌نامه) صادر می‌شود و کلیه اعمال حقوقی صغیر که دارای بار مالی است با اجازه و تائید قیم انجام می‌شود. همچنین اشخاص بالغی که پس از بلوغ مجنون شده‌اند برای آن‌ها قیم تعیین می‌شود. اشخاص سالخورده نمی‌توانند به‌صرف کهولت سن تقاضای قیم کنند بلکه برای ایشان ممکن است امین اموال تعیین شود که حافظ اموال و دارایی آن‌ها باشد اما حق انجام معامله را ندارد. در این شرایط شخص سالخورده باید وکیل انتخاب کند تا به‌جای او قرارداد را امضاء کند.

ازنظر حقوقی به عقد یا قرارداد خریدوفروش عقد بیع گفته می‌شود و گاهی اوقات در عرف از واژه قولنامه به‌جای مبایعه‌نامه استفاده می‌شود و هر دو را به یک معنا به کار می‌برند اما حقوقدانان و دادگاه‌ها میان آن‌ها تفاوت قائل هستند و آثار حقوقی متفاوتی را برای هر یک از آن‌ها تعریف کرده‌اند.
قولنامه نوشته‌ای است که غالباً به‌صورت سند عادی تنظیم می‌شود و حاکی از توافق دو نفر به‌منظور واقع ساختن عقدی در آینده به همراه ضمانت انجام تعهد هست. برای مثال در مواقعی که خریدار یا فروشنده قصد انجام معامله‌ای رادارند، ولی چون مقدمات کار هنوز به‌طور کامل فراهم نشده است، لذا میان یکدیگر توافقاتی را در قالب قراردادی به نام قولنامه تنظیم می‌کنند که در آینده فروشنده با فراهم کردن برخی مقدمات، مانند تهیه اسناد و مدارک، مفاصا حساب، پایان کار و … ملک را به نام خریدار انتقال دهد و به عبارتی به او بفروشد و یا در مقابل خریدار متعهد می‌شود مبلغ مشخصی را در مدت معین تهیه و جهت خرید کاشانه به فروشنده تسلیم کند. از این را بعضاً برای تضمین انجام تعهدات، طرفین مبلغی را به ضمانت یا وجه التزام تعیین می‌کنند که اگر یکی از آن‌ها به تعهد خود عمل نکرد، وجه ضمانت شده به نفع طرف دیگر ضبط شود.
اما، مبایعه‌نامه یا فروش نامه برخلاف قولنامه، تعهد و قول برای انجام معامله در آینده نیست، بلکه به‌واسطه ایجاب و قبول در آن و شروطی که در آن وجود دارد، خریدوفروش و اصطلاحاً عقد بیع اتفاق افتاده است و هر مبلغی که در مبایعه‌نامه تعیین شود، به‌عنوان ثمن معامله محسوب می‌شود حتی اگر مبلغ اندکی از کل مبلغ قرارداد به مالک پرداخت شود یا حتی ممکن است ملک تحویل شود و ثمن مدتی بعد از تنظیم مبایعه‌نامه پرداخت شود و درهرحال معامله انجام‌شده و خریدار مالک ملک شده است و امکان فسخ وجود ندارد مگر بر مبنای شروط ضمن عقد یا خیارات قانونی قابل‌فسخ خواهد بود.
نکته مهم اینکه گاهی اوقات ممکن است اسم قراردادی قولنامه باشد اما واژه خریدار و فروشنده در آن به کار برود و مفاد قولنامه دلالت بر نقل‌وانتقال ملک به‌صورت قطعی نماید در این صورت آثار عقد بیع (فروش) بر آن حاکم است و صرف عنوان قولنامه مانع الزام فروشنده به انتقال ملک به نام خریدار نخواهد بود. چون قصد و هدف واقعی طرفین در قراردادها ملاک عمل دادگاه‌ها است و نه صرف تعیین عنوان برای قرارداد از سوی طرفین.

فروش مال مرهونه (کاشانه رهنی) غیر نافذ است یعنی نه صحیح است و نه باطل زیرا منافی با حقوق بانک (مرتهن) است ولی اگر بعد از معامله بانک اجازه بدهد، آن عقد صحیح می‌شود. و اگر اجازه ندهد می‌تواند با طرح دعوا علیه خریدار و فروشنده تقاضای ابطال مبایعه‌نامه را بعلاوه خلعید اقدام کند. در این‌گونه معاملات توصیه می‌شود که خریدار از فروشنده تضمین مناسب مانند تعیین خسارتی مقطوع بابت عدم اجازه بانک بگیرد.

یکی از اختیاراتی که قانون مدنی برای فروشنده پیش‌بینی کرده است خیار تأخیر ثمن هست که به‌موجب آن اگر بعد از امضای قرارداد سه روز بگذرد و نه کاشانه تحویل خریدار شده و نه وجهی ردوبدل شده باشد فروشنده با استفاده از این خیار حق فسخ قرارداد را دارد.
اما اگر خیارات قانونی در مبایعه‌نامه ساقط‌شده باشد عدم پرداخت وجه از سوی خریدار تأثیری در معامله ندارد و فروشنده نیز حق فسخ قرارداد را ندارد. همچنین اگر خیارات قانونی فسخ نشده باشد ولی اگر بخش ناچیزی از ثمن از سوی خریدار به فروشنده تسلیم شود یا ملک به خریدار تحویل شود، امکان استفاده از خیار تأخیر ثمن وجود ندارد.

تعرفه دفاتر و آژانس‌های ملکی مشخص است و از سوی اتحادیه‌های املاک به اعضای صنفی بخشنامه می‌شود. پس اگر در دفتری که عضو رسمی اتحادیه املاک شهرستان مربوطه معامله کرده‌اید می‌توانید به گروه حل اختلافات واقع در آن اتحادیه جهت طرح دعوا علیه مشاور املاک مراجعه کنید مشروط بر اینکه مبلغ پرداختی بیش از تعرفه قانونی باشد.
اما در کل لازم است قبل از هرگونه پرداختی صورت‌جلسه آن توسط طرفین با دفتر املاک تنظیم شود و سپس وجه آن به خود فروشنده تسلیم شود و سپس صورت‌جلسه امضاء شود هرچند کشیدن کارت یک‌رویه معمول است اما این موضوع حتی برای مشاورین املاک نیز اقدام مناسبی نیست و هرگاه ممکن است طرفین معامله به بهانه برهم خوردن قرارداد یا بروز اختلاف بخواهند از این طریق علیه مشاور املاک شکایت کنند و این موضوع تضییع حقوق آن‌ها خواهد شد.
همچنین توصیه می‌شود که در نوشتن متن صورت‌جلسه دقت کافی نمایید که از کلمات و عبارات متناسب استفاده کنید. برای مثال وقتی خریدار بابت بخشی از ثمن معامله چک شخصی داده است، نباید بنویسید نقداً پرداخت شد و بالعکس. یا بین عبارت «پرداخت گردید» با عبارت «پرداخت می‌شود یا خواهد شد» بسیار تفاوت معنایی دارد.